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Das Zertifikats-Feld zeigt die persönlichen Zertifikate des angemeldeten Benutzers in einer Tabelle an und erlaubt es, einzelne davon dem aktuellen Dokument zuzuordnen. Pro Zertifikat lässt sich über einen Schalter festlegen, ob es im Dokument verwendet wird. Die Pflege der Zertifikate selbst (Datei, Bezeichnung, Gültigkeit) erfolgt zentral in den Benutzereinstellungen.
Typischer Einsatz: In einem Prüf- oder Wartungsdokument soll dokumentiert werden, mit welchen Qualifikations- oder Kalibrierungsnachweisen der Bearbeiter zum Zeitpunkt der Bearbeitung gearbeitet hat.
Einstellungen¶
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Überschrift, die über der Zertifikatstabelle angezeigt wird |
| Name | Eindeutiger Bezeichner des Feldes (wird automatisch aus der Bezeichnung abgeleitet) |
| Berechtigung | Legt fest, wer Zertifikate aktivieren oder deaktivieren darf (siehe unten) |
| Rolle | (Nur bei Berechtigung Rolle) Rolle, deren Mitglieder das Feld bearbeiten dürfen |
| Zertifikatstyp | Art der Zertifikate, die im Feld angezeigt werden (z. B. Qualifikation, Kalibrierung). Die verfügbaren Typen werden vom Mandanten gepflegt |
| Stichtag der Gültigkeit | Datum, gegen das die Gültigkeit der Zertifikate geprüft wird (siehe unten) |
| Stichtagsfeld | (Nur bei Stichtag Aus Feld) Datumsfeld im Formular, dessen Wert als Stichtag verwendet wird |
| Pflichtfeld | Wenn aktiv, gilt das Feld nur als gültig, wenn mindestens ein Zertifikat aktiviert ist |
| Mindestanzahl | (Nur bei Pflichtfeld) Mindestanzahl an aktivierten Zertifikaten |
| Höchstanzahl | (Nur bei Pflichtfeld) Höchstanzahl an aktivierten Zertifikaten |
| Fehlertext | (Nur bei Pflichtfeld) Meldung, die angezeigt wird, wenn die Vorgaben nicht erfüllt sind |
Anzeige im Formular¶
Das Feld wird als Tabelle dargestellt mit den Spalten:
- Dateiname – Name der hinterlegten Zertifikatsdatei
- Bezeichnung – Titel des Zertifikats
- Benutzer – Name des Benutzers, dem das Zertifikat gehört
- Aktiv – Schalter, mit dem das Zertifikat dem Dokument zugeordnet wird
Eigene Zertifikate können über den Schalter aktiviert oder deaktiviert werden. Zertifikate anderer Benutzer, die bereits dem Dokument zugeordnet wurden, erscheinen mit einem Schloss-Symbol und sind nur lesbar.
Während die Zertifikate geladen werden, wird ein Ladesymbol angezeigt.
Berechtigung¶
Die Berechtigung legt fest, wer Zertifikate dem Dokument zuordnen darf. Es ist genau eine der folgenden Optionen aktiv:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Nur Ersteller | Nur der Ersteller des Dokuments darf Zertifikate aktivieren oder deaktivieren |
| Alle Benutzer | Jeder Benutzer mit Schreibrecht auf das Dokument darf Zertifikate aktivieren oder deaktivieren |
| Rolle | Nur Benutzer mit der angegebenen Rolle (und Schreibrecht) dürfen Zertifikate aktivieren oder deaktivieren |
Hat der angemeldete Benutzer keine Bearbeitungsrechte, ist die Tabelle vollständig schreibgeschützt; bestehende Zuordnungen bleiben sichtbar.
Zertifikatstyp¶
Die im Feld angezeigten Zertifikate werden nach ihrem Typ gefiltert. Es werden ausschließlich Zertifikate des hier ausgewählten Typs aus den Benutzerprofilen geladen.
Die verfügbaren Typen werden vom Mandanten zentral konfiguriert; ihre Bezeichnungen können je nach Anzeigesprache übersetzt sein.
Stichtag der Gültigkeit¶
Jedes Zertifikat besitzt optional ein Datum Gültig ab und Gültig bis. Über den Stichtag wird festgelegt, gegen welches Datum diese Werte geprüft werden:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Aktuelles Datum | Es wird das heutige Datum verwendet |
| Erstellungsdatum des Dokuments | Es wird das Datum verwendet, an dem das Dokument angelegt wurde |
| Aus Feld | Es wird der Wert eines Datumsfeldes aus dem Formular verwendet |
Bei der Option Aus Feld erscheint eine zusätzliche Auswahl mit allen Datumsfeldern des Templates. Enthält das gewählte Feld keinen gültigen Wert, wird auf das aktuelle Datum zurückgegriffen.
Abgelaufene oder noch nicht gültige Zertifikate¶
Liegt der Stichtag außerhalb der Gültigkeit eines Zertifikats, wird neben dem Schalter ein Warnsymbol angezeigt. Beim Überfahren mit der Maus erscheint ein Hinweis mit dem entsprechenden Datum:
- Gültig bis überschritten – das Zertifikat ist am Stichtag bereits abgelaufen
- Gültig ab nicht erreicht – das Zertifikat ist am Stichtag noch nicht gültig
In beiden Fällen ist der Schalter deaktiviert; das Zertifikat kann dem Dokument nicht zugeordnet werden und wird – falls es zuvor aktiv war – automatisch deaktiviert.
Pflichtfeld¶
Ist das Feld als Pflichtfeld markiert, gilt es nur als gültig, wenn mindestens ein Zertifikat aktiviert ist. Über die Felder Mindestanzahl und Höchstanzahl kann zusätzlich ein Bereich festgelegt werden, innerhalb dessen die Anzahl der aktivierten Zertifikate liegen muss.
Wird die Vorgabe nicht erfüllt, wird der unter Fehlertext hinterlegte Text unter der Tabelle in roter Schrift angezeigt. Ist kein Fehlertext gepflegt, erscheint eine allgemeine Validierungsmeldung.
Archivierte Zertifikate¶
In den Benutzereinstellungen archivierte Zertifikate werden in der Tabelle nicht mehr angeboten. Wurde ein Zertifikat erst nach dem Erstellungsdatum des Dokuments archiviert, bleibt es weiterhin sichtbar, damit bestehende Zuordnungen nachvollziehbar bleiben.
Speicherung¶
Beim Speichern werden alle eigenen Zertifikate des Benutzers gespeichert – sowohl aktivierte als auch nicht aktivierte. So bleibt der Bearbeitungszustand beim erneuten Öffnen des Dokuments vollständig erhalten. Zertifikate anderer Benutzer werden nur dann mitgespeichert, wenn sie aktiviert sind.