Workflow

Ein Workflow steuert den Lebenszyklus eines Dokuments in flexiDok: von der Erstellung über die Bearbeitung und Prüfung bis zum Abschluss. Er legt fest, welche Status ein Dokument durchlaufen kann, wer in welchem Status etwas tun darf und welche Aktionen bei einem Statuswechsel automatisch ausgelöst werden.

Status, Übergänge, Rechte und Aktionen werden pro Vorlage definiert. Jeder Workflow gehört zu einem Teilbereich (siehe Gruppen) und bringt eigene Rollen, Berechtigungen und Beschriftungen mit.

Was ist ein Status?

Ein Status beschreibt, in welcher Phase sich ein Dokument befindet. Die farbigen Badges, die an einem Dokument angezeigt werden – zum Beispiel In Bearbeitung, In Prüfung oder Abgeschlossen – sind frei definierbare Status im Workflow.

Für jeden Status wird festgelegt:

Eigenschaft	Bedeutung
Bezeichnung	Der angezeigte Name des Status (z. B. „In Prüfung")
Farbe	Die Farbe des Status-Badges im Dokument und in der Liste
Rechte pro Rolle	Was jede Rolle in diesem Status darf: Lesen, Schreiben oder kein Zugriff (gesperrt)
Folgestatus	In welche Status aus diesem Status gewechselt werden darf
Aktionen	Was beim Erreichen des Status oder beim Übergang automatisch passiert

So ist sichergestellt, dass ein Dokument z. B. nur von einer prüfenden Rolle abgeschlossen werden kann und nach dem Abschluss nicht mehr verändert wird.

Rechte pro Rolle

Der Zugriff wird pro Status und Rolle eingestellt. Für jede Rolle gilt in einem Status genau eine der drei Stufen:

• Schreiben – die Rolle darf das Dokument bearbeiten und speichern
• Lesen – die Rolle darf das Dokument ansehen, aber nicht ändern
• Gesperrt – die Rolle hat in diesem Status keinen Zugriff

Dadurch wandert die Bearbeitungshoheit mit dem Status von Rolle zu Rolle: Wer gerade „am Zug" ist, hat Schreibrecht; die anderen sehen nur mit oder sind gesperrt.

Statusübergänge

Der Wechsel von einem Status in den nächsten heißt Statusübergang. Pro Status wird festgelegt, in welche anderen Status gewechselt werden darf (beliebig viele Status, kein Limit). Man unterscheidet:

• Hauptpfad – der reguläre Weg durch den Workflow (z. B. In Bearbeitung → In Prüfung → Abgeschlossen).
• Optionaler Pfad – ein zusätzlich erlaubter Übergang, etwa in einen Alternativstatus oder als Rückschleife in einen früheren Status.

Übergänge können auf unterschiedliche Weise ausgelöst werden:

• Manuell – Eine berechtigte Person wählt über die Schaltfläche zum Statuswechsel den nächsten Status und bestätigt ihn. Angeboten werden nur Übergänge, die im aktuellen Status erlaubt und für die eigene Rolle freigegeben sind.
• Automatisch – Ein Übergang erfolgt von selbst, sobald eine Bedingung erfüllt ist (z. B. sobald die prüfende Person das Dokument öffnet).
• Beim Herunterladen – Ein Übergang wird durch das Herunterladen des PDFs ausgelöst.

Validierung als Bedingung

Ein Übergang kann an die Gültigkeit des Dokuments geknüpft werden: Je nach Status ist ein Wechsel nur möglich, wenn das Dokument vollständig und korrekt ausgefüllt ist – oder er ist auch bei Mängeln erlaubt (z. B. um ein Dokument zur Korrektur zurückzugeben).

Automatische Aktionen

Bei einem Statuswechsel kann ein Workflow zusätzlich Aktionen auslösen:

• PDF erzeugen – z. B. sobald ein Dokument abgeschlossen ist
• Rollen benachrichtigen – die nächste zuständige Rolle wird informiert, dass ein Dokument zur Bearbeitung oder Prüfung bereitliegt
• Kundenspezifische Funktionen – mandantenspezifisch eingerichtete Aktionen

Statushistorie

Jeder Statuswechsel wird protokolliert. Zu jedem Eintrag werden festgehalten:

• Datum und Uhrzeit
• vorheriger und neuer Status
• die ausführende Person
• der Auslöser (Erstellung, manuell, automatisch, Zurücksetzen oder Herunterladen)

So entsteht ein lückenloser, nachvollziehbarer Verlauf – nützlich für Prüfungen und zur Dokumentation.

Beispiel: ein einfacher Freigabe-Workflow

Ein typischer Ablauf mit drei Status:

1. In Bearbeitung — Ein Bearbeiter legt das Dokument aus einer Vorlage an, erfasst Werte, Fotos und Belege.
2. In Prüfung — Das Dokument wird zur Prüfung übergeben. Die prüfende Rolle erhält automatisch eine Benachrichtigung.
3. Abgeschlossen — Nach der Freigabe wird das Dokument abgeschlossen und das PDF automatisch erzeugt.

Beispiel: Rechte und Übergänge im Detail

Das folgende Beispiel zeigt, wie sich Rechte und Übergänge über die Status hinweg verschieben. Beteiligt sind drei Rollen und vier Status:

Status	Typ	Rolle 1	Rolle 2	Rolle 3
Status A	Startstatus	Schreiben	Gesperrt	Lesen
Status B	Zwischenstatus	Gesperrt	Schreiben	Lesen
Status C	Endstatus	Lesen	Lesen	Lesen
Status D	Alternativstatus	Gesperrt	Gesperrt	Schreiben

Die Übergänge:

• Hauptpfad: Status A → Status B → Status C. Beim Übergang A → B wird Rolle 2 benachrichtigt (Aktion 1); beim Übergang B → C werden Rolle 1 und Rolle 3 benachrichtigt (Aktion 2).
• Optionaler Pfad: Aus Status B kann statt nach C auch in den Alternativstatus Status D gewechselt werden (z. B. ein Sonderfall, in dem Rolle 3 übernimmt).
• Rückschleife: Aus Status B kann das Dokument zurück in Status A gegeben werden – etwa zur Korrektur durch den ursprünglichen Bearbeiter.

So hat in jedem Status genau die zuständige Rolle Schreibrecht, während die übrigen Rollen nur lesen dürfen oder gesperrt sind.

Rückläufe und Korrekturen

Workflows können also auch Korrekturschleifen abbilden. Stellt die prüfende Person einen Fehler fest, kann sie eine Rückmeldung (Aufgabe/Todo) hinterlegen und das Dokument an den Bearbeiter zurückgeben. Dieser korrigiert die beanstandeten Stellen und gibt das Dokument erneut zur Prüfung. Erst wenn die Rückmeldung erledigt ist, wird das Dokument abgeschlossen.

Einen Workflow anlegen

Workflows werden auf Ebene des Teilbereichs konfiguriert und stehen Administratoren zur Verfügung. Beim Einrichten legst du vier Dinge fest:

1. Status & Übergänge — Welche Status es gibt (beliebig viele) und in welche anderen Status aus jedem Status gewechselt werden darf.
2. Rechte pro Rolle — Pro Status und Rolle: Lese-, Schreib- oder kein Zugriff.
3. Validierung als Bedingung — Ob ein Übergang nur bei vollständig gültigem Dokument möglich ist oder auch bei Mängeln.
4. Aktionen bei Übergang — Welche automatischen Aktionen (PDF erzeugen, Rollen benachrichtigen, kundenspezifische Funktionen) ausgeführt werden.

Mandantenspezifische Workflows

Die konkreten Status, Rollenbezeichnungen und Abläufe werden pro Kunde bzw. Teilbereich eingerichtet und können sich deutlich unterscheiden. Die hier genannten Status (z. B. In Bearbeitung, In Prüfung, Abgeschlossen) sind Beispiele zur Veranschaulichung.