Revisionen¶
Mit Revisionen hältst du den Bearbeitungsstand eines Dokuments nachvollziehbar fest. Jede Revision ist ein eigener, eingefrorener Stand des Dokuments mit einer fortlaufenden Revisionsnummer und – optional – einer Bemerkung, die beschreibt, was sich geändert hat. So entsteht über die Zeit ein lückenloser Verlauf aller Dokumentstände.
Wann Revisionen verfügbar sind¶
Revisionen müssen in der Vorlage aktiviert sein (Revisionen Aktiv). Ist das der Fall, erhält jedes Dokument dieser Vorlage automatisch eine erste Revision A. Optional kann in der Vorlage ein Initialer Revisions Kommentar hinterlegt sein, der dieser ersten Revision als Bemerkung mitgegeben wird.
Ist das Feature für eine Vorlage nicht aktiviert, erscheinen die zugehörigen Schaltflächen nicht.
Wie Revisionen nummeriert werden¶
Die Revisionsnummer ist ein Buchstabe und zählt mit jeder neuen Revision aufwärts:
A → B → C → … → Z → AA → AB → …
Die aktuelle Revisionsnummer kann auch in den Dateinamen eines Dokuments übernommen werden (Platzhalter Revisionsnummer in der Vorlage).
Eine neue Revision erstellen¶
Über das ⋯-Menü des geöffneten Dokuments rufst du Neue Revision erstellen auf. Der Eintrag erscheint nur, wenn Revisionen für die Vorlage aktiviert sind, du dazu berechtigt bist und für das Dokument noch keine Revisionssperre besteht.
Der Ablauf:
- Eine Sicherheitsabfrage erscheint: „Wollen Sie wirklich eine neue Revision erstellen?"
- Anschließend kannst du im Dialog Revision Information eine Bemerkung zur neuen Revision eingeben (z. B. „Tippfehler korrigiert" oder „Grafiken aktualisiert"). Der Dialog zeigt dir dabei den Wechsel der Revisionsnummer an, etwa „Neue Revision: A → B".
Beim Erstellen einer neuen Revision entsteht ein neuer, eigenständiger Dokumentstand mit der nächsthöheren Revisionsnummer. Der bisherige Stand bleibt als Teil des Revisionsverlaufs erhalten. Das ursprüngliche Dokument wird gegen weitere Revisionen gesperrt (siehe Revisionssperre).
Bemerkung nachträglich ändern
Solange ein Dokument noch nicht gespeichert wurde, kannst du die Bemerkung der aktuellen Revision über Revision bearbeiten im ⋯-Menü anpassen. Die Revisionsnummer selbst ändert sich dabei nicht.
Revisionsverlauf ansehen¶
Über die Dokumenteninformation des Dokuments rufst du den Revisionsverlauf auf. Er listet alle Revisionen – die neueste zuerst – mit den jeweils festgehaltenen Angaben:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Revision | Revisionsnummer (A, B, C, …) |
| Bemerkung | Beschreibung der Änderung (sofern eingegeben) |
| Revisionsdatum | Zeitpunkt, zu dem die Revision erstellt wurde |
| Bearbeiter | Wer die Revision erstellt hat |
Revisionssperre¶
Sobald aus einem Dokument eine neue Revision erstellt wurde, wird dieses ursprüngliche Dokument gesperrt: „Revision auf diesem Dokument wurde bereits erstellt." Das verhindert, dass aus demselben Stand versehentlich mehrere parallele Revisionen entstehen.
Bei Bedarf kann die Sperre in der Dokumentenliste über Revisionssperre zurücksetzen wieder aufgehoben werden, sodass erneut eine Revision aus diesem Dokument erstellt werden kann. Vor dem Zurücksetzen erscheint eine Sicherheitsabfrage.
Mandantenspezifische Funktionen¶
- Berechtigung zum Erstellen von Revisionen: Wer neue Revisionen erstellen darf, lässt sich je nach Konfiguration pro Bearbeitungsschritt (Status) festlegen. So können in unterschiedlichen Status unterschiedliche Rollen oder Personen berechtigt sein. Bist du im aktuellen Status nicht berechtigt, erscheint die Schaltfläche Neue Revision erstellen nicht.
- Zurücksetzen der Revisionssperre: Das Aufheben der Revisionssperre ist administrativen Berechtigungen vorbehalten.