Template erstellen

Ein Template (Vorlage) ist die Bauanleitung für ein Dokument: Es legt fest, aus welchen Kapiteln, Abschnitten und Komponenten ein Dokument besteht und welche Einstellungen dafür gelten. Aus einem freigegebenen Template werden anschließend die eigentlichen Dokumente erzeugt.

Das Erstellen eines Templates erfolgt in einem Assistenten mit drei Schritten:

Grunddaten – Titel, Kategorie und Aussehen
Aufbau – Kapitel, Abschnitte und Komponenten
Einstellungen – Schlüssel, PDF-Report, DOCX-Vorlagen und weitere Optionen

Schritt 1 – Grunddaten

Im ersten Schritt legst du die Eckdaten der Vorlage fest:

Feld	Beschreibung
Titel	Name des Templates und der daraus abgeleiteten Dokumente. Muss innerhalb der Kategorie eindeutig sein.
Beschreibung	Kurze Erläuterung des Templates.
Kategorie	Organisationseinheit, die das Template nutzen darf. Nur Benutzer dieser Kategorie sehen das Template später.
Kachelfarbe	Farbe der Kachel auf der Startseite – hilft, Templates optisch zu gruppieren (z. B. gleiche Farbe je Organisation).
Bemerkung	Optionale zusätzliche Notiz.

Mit Weiter gelangst du zum nächsten Schritt.

Schritt 2 – Aufbau

Im zweiten Schritt baust du die Struktur der Vorlage auf. Sie ist hierarchisch gegliedert:

Template
└── Kapitel
    └── Abschnitt
        └── Komponenten (Felder)

Kapitel hinzufügen – Gliedert das Dokument in Hauptbereiche. Ein Kapitel kann als Multi-Kapitel eingerichtet werden, sodass der Anwender später mehrere gleichartige Kapitel anlegen kann.
Abschnitt hinzufügen – Untergliedert ein Kapitel. Abschnitte können ebenfalls als Multi-Abschnitt (mehrfach anlegbar) konfiguriert werden.
Komponente hinzufügen – Fügt einem Abschnitt die eigentlichen Felder hinzu (z. B. Eingabefeld, Auswahl, Bildersammlung). Eine Übersicht aller Komponenten findest du im Bereich Komponenten.

Kapitel, Abschnitte und Komponenten lassen sich umsortieren, bearbeiten, duplizieren und löschen.

Bei Multi-Kapiteln und Multi-Abschnitten entstehen im Dokument mehrere gleichnamige Einträge im Menü. Damit sie unterscheidbar bleiben, kannst du in den Einstellungen des Kapitels bzw. Abschnitts ein Anzeigelabel hinterlegen: Du wählst eine Komponente aus, deren Wert im Menü als Untertitel unter dem jeweiligen Unterkapitel bzw. Abschnitt erscheint - zum Beispiel eine Anlagennummer oder Raumbezeichnung.

Optional lässt sich zusätzlich ein Zweites Anzeigelabel mit dem Wert einer weiteren Komponente ergänzen. Es steht zur Verfügung, sobald das erste Anzeigelabel gesetzt ist, und muss sich von diesem unterscheiden; andernfalls wird es automatisch zurückgesetzt und ein Hinweis erscheint.

Stehen im Template noch keine Komponenten zur Auswahl, weist ein Hinweis darauf hin, dass zuerst Abschnitte mit Komponenten angelegt werden müssen.

Mit Weiter gelangst du zum letzten Schritt.

Schritt 3 – Einstellungen

Der letzte Schritt fasst alle Einstellungen des Templates zusammen. Hier werden die Schlüssel vergeben sowie der PDF-Report und die weiteren Optionen konfiguriert.

Schlüssel (Key-Values)

Jeder Kategorie sind bis zu drei Schlüssel zugeordnet, mit denen Dokumente eindeutig identifiziert und in Listen dargestellt werden. In diesem Schritt ordnest du jeden Schlüssel einer Komponente (einer Koordinate) im Template zu – also dem Feld, dessen Wert als Schlüssel verwendet wird.

Option	Beschreibung
Schlüssel 1–3	Zuordnung des Schlüssels zu einer Komponente im Template. Schlüssel 1 ist erforderlich; Schlüssel 2 und 3 stehen je nach Kategorie zur Verfügung. Die Schlüssel müssen unterschiedliche Komponenten verwenden.
In Toolbar anzeigen	Legt je Schlüssel fest, ob sein Wert in der Kopfzeile des geöffneten Dokuments angezeigt wird.

Sprachen

Über das Feld Sprachen legst du fest, in welchen Sprachen das Template übersetzt werden kann.

Optionen

Schalter	Wirkung
Sichtbarkeit deaktiviert	Steuert, ob das Template für nicht Administratoren auf der Startseite angezeigt wird.
Dokument Duplizieren Aktiv	Erlaubt es dem Anwender, ein Dokument zu duplizieren. Ist die Option aktiv, erscheint zusätzlich die Schaltfläche Werteübernahme beim Duplizieren (siehe unten).
Revisionen Aktiv	Aktiviert die Revisionierung von Dokumenten. Ist ein Dokument einmal abgeschlossen kann es nicht mehr verändert werden. Es muss dann eine Revision erstellt werden. Ist sie aktiv, kann ein Initialer Revisions-Kommentar hinterlegt werden.

Werteübernahme beim Duplizieren

Ist das Duplizieren aktiviert, kannst du über Werteübernahme beim Duplizieren festlegen, welche Feldwerte beim Duplizieren eines Dokuments übernommen und welche geleert werden. Über Filter und die Schaltflächen Alle auswählen / abwählen sowie Alle Schlüssel auswählen / abwählen lässt sich die Auswahl schnell anpassen.

PDF-Report

Mit dem Schalter PDF Report Aktiv aktivierst du den PDF-Export für dieses Template. Erst dann werden die folgenden Einstellungen sichtbar:

Bildauflösung im PDF

Bilder werden vor der DOCX-/PDF-Erzeugung auf die gewählte Auflösung heruntergerechnet. Das reduziert die Dateigröße deutlich und beugt Speicherproblemen bei der Erzeugung vor.

Auswahl	Verwendung
Original (kein Downscaling)	Behält die volle Bildauflösung bei.
96 ppi - Bildschirm/E-Mail	Niedrige Auflösung, kleinste Dateien.
150 ppi - Ausgewogen	Guter Kompromiss zwischen Qualität und Größe.
220 ppi - Druck (Standard)	Voreinstellung, gut für gedruckte Berichte.
300 ppi - Hohe Qualität	Höchste Auflösung, größere Dateien.

Dateiname konfigurieren

Über Dateiname konfigurieren legst du fest, wie der Dateiname des erzeugten PDFs automatisch zusammengesetzt wird. Der Name kann aus mehreren Bausteinen bestehen:

Feldwerte aus dem Dokument (z. B. Kundennummer, Standort, Datum)
Trennzeichen zwischen den Bausteinen (z. B. Bindestrich oder Unterstrich)
Freitext als feste Bestandteile
die Revisionsnummer (sofern Versionierung aktiv ist)

Eine Vorschau zeigt den daraus entstehenden Dateinamen an. Ist der PDF-Report aktiv, muss mindestens ein Baustein konfiguriert sein.

DOCX-Vorlagen hinterlegen

Für den PDF-Export werden eine oder mehrere Word-Vorlagen (DOCX) hinterlegt. Diese werden beim Erzeugen des Reports mit den Dokumentdaten befüllt. Lade die Dateien per Drag-and-drop oder über die Auswahl hoch. Wie eine solche Word-Vorlage aufgebaut wird, beschreibt der Bereich DOCX.

Je hochgeladener Vorlage stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Funktion	Wirkung
Info	Zeigt Details zur Vorlage (Upload-Datum, Standard-Status, Pfad).
Als Standard markieren	Legt fest, welche Vorlage für den PDF-Export verwendet wird (Stern-Symbol).
Herunterladen	Lädt die DOCX-Datei wieder herunter.
Archivieren	Verschiebt die Vorlage ins Archiv; sie bleibt erhalten, wird aber nicht mehr verwendet.
Löschen	Entfernt die Vorlage.

Ist der PDF-Report aktiv, muss mindestens eine DOCX-Vorlage hinterlegt sein.

Speichern und Freigeben

Mit Template Speichern wird das Template gespeichert. Vor dem Speichern prüft flexiDok, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind – insbesondere die Schlüsselzuordnung sowie, bei aktivem PDF-Report, der Dateiname und mindestens eine DOCX-Vorlage.

Über Freigeben wird das Template veröffentlicht und steht den Anwendern der Kategorie zur Verfügung. Bei bereits freigegebenen Templates wird beim Speichern nach einer neuen Versionsnummer und einem Versions-Kommentar gefragt.