Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist die Liste aller Dokumente, auf die du Zugriff hast. Von hier aus öffnest du Dokumente, filterst und durchsuchst sie und rufst die Aktionen zu einem einzelnen Dokument auf.

Filter in der Kopfzeile

Auswahl	Wirkung
Untergruppe	Schränkt die Liste auf eine Untergruppe ein. Es werden nur Untergruppen angeboten, für die du berechtigt bist
Status	Zeigt nur Dokumente im gewählten Bearbeitungsschritt (Status)
Anzeigen	Umschalter zwischen Alle Dokumenten und Meine - also den Dokumenten, für die du als Bearbeiter eingetragen bist

Über die Schaltfläche mit dem Filter-Symbol öffnest du zusätzlich den Filterdialog. Dort filterst du nach Titel und nach den Schlüsselwerten der Kategorie. Ist ein Filter aktiv, wird das Symbol farbig hervorgehoben.

Aktive Filter

Unter der Kopfzeile werden alle gesetzten Filter als Chips angezeigt:

Ein Klick auf den Chip öffnet den Filterdialog direkt mit dem passenden Feld.
Ein Klick auf das × im Chip entfernt nur diesen einen Filter.
Die Schaltfläche Zurücksetzen entfernt alle Filter auf einmal.

Liste aktualisieren

Über das Neu-laden-Symbol holst du den aktuellen Stand aus der Cloud.

Live-Modus

Mit der Schaltfläche Live schaltest du die Liste dauerhaft auf Empfang: Änderungen an Dokumenten – etwa ein Statuswechsel durch einen Kollegen oder ein neu angelegtes Dokument – erscheinen automatisch, ohne dass du neu laden musst. Die aktive Schaltfläche ist farbig hervorgehoben; das manuelle Neu-laden entfällt und ist deshalb deaktiviert.

Der Live-Modus bleibt eingeschaltet, bis du ihn wieder deaktivierst - auch nach einem Neustart der App.

Offline-Filter

Die Schaltfläche Offline blendet die Liste auf jene Dokumente ein, die du auf diesem Gerät offline verfügbar gemacht (angeheftet) hast. Wie das Anheften funktioniert, beschreibt der Abschnitt Dokumente offline verfügbar machen.

Aktionen zu einem Dokument

Über das ⋯-Menü am Ende einer Zeile erreichst du alle Aktionen zum Dokument. Welche davon erscheinen, hängt von deinen Berechtigungen und vom Status des Dokuments ab:

Aktion	Bedeutung
Dokumenteninformation	Zeigt die Metadaten des Dokuments
Bericht herunterladen	Erzeugt den PDF-Bericht und lädt ihn herunter
Duplizieren	Legt ein neues Dokument auf Basis dieses Dokuments an
Status zurücksetzen	Setzt das Dokument auf einen früheren Bearbeitungsschritt zurück
Löschen	Entfernt das Dokument
Offline verfügbar machen / Offline-Verfügbarkeit entfernen	Heftet das Dokument auf diesem Gerät an bzw. hebt das Anheften auf

Für Dokument-Administratoren kommen weitere Einträge hinzu, etwa Bearbeiter wechseln, Vollduplikat und Revisionssperre zurücksetzen (siehe Revisionen).

Ein Rechtsklick auf eine Zeile öffnet ein verkürztes Menü mit den häufigsten Aktionen: Dokumenteninformation, Öffnen, Duplizieren und die Offline-Verfügbarkeit.