--- title: Template erstellen --- Ein **Template** (Vorlage) ist die Bauanleitung für ein Dokument: Es legt fest, aus welchen Kapiteln, Abschnitten und Komponenten ein Dokument besteht und welche Einstellungen dafür gelten. Aus einem freigegebenen Template werden anschließend die eigentlichen Dokumente erzeugt. Das Erstellen eines Templates erfolgt in einem Assistenten mit **drei Schritten**: 1. **Grunddaten** – Titel, Kategorie und Aussehen 2. **Aufbau** – Kapitel, Abschnitte und Komponenten 3. **Einstellungen** – Schlüssel, PDF-Report, DOCX-Vorlagen und weitere Optionen :::note[Wer Templates erstellen darf] Templates können nur von **Template-Administratoren** der jeweiligen Kategorie angelegt und bearbeitet werden. Nur dann erscheint die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Templates. ::: ## Schritt 1 – Grunddaten [#schritt-1-grunddaten] Im ersten Schritt legst du die Eckdaten der Vorlage fest: | Feld | Beschreibung | |---|---| | **Titel** | Name des Templates und der daraus abgeleiteten Dokumente. Muss innerhalb der Kategorie eindeutig sein. | | **Beschreibung** | Kurze Erläuterung des Templates. | | **Kategorie** | Organisationseinheit, die das Template nutzen darf. Nur Benutzer dieser Kategorie sehen das Template später. | | **Kachelfarbe** | Farbe der Kachel auf der Startseite – hilft, Templates optisch zu gruppieren (z. B. gleiche Farbe je Organisation). | | **Bemerkung** | Optionale zusätzliche Notiz. | Mit **Weiter** gelangst du zum nächsten Schritt. ## Schritt 2 – Aufbau [#schritt-2-aufbau] Im zweiten Schritt baust du die Struktur der Vorlage auf. Sie ist hierarchisch gegliedert: ``` Template └── Kapitel └── Abschnitt └── Komponenten (Felder) ``` - **Kapitel hinzufügen** – Gliedert das Dokument in Hauptbereiche. Ein Kapitel kann als *Multi-Kapitel* eingerichtet werden, sodass der Anwender später mehrere gleichartige Kapitel anlegen kann. - **Abschnitt hinzufügen** – Untergliedert ein Kapitel. Abschnitte können ebenfalls als *Multi-Abschnitt* (mehrfach anlegbar) konfiguriert werden. - **Komponente hinzufügen** – Fügt einem Abschnitt die eigentlichen Felder hinzu (z. B. Eingabefeld, Auswahl, Bildersammlung). Eine Übersicht aller Komponenten findest du im Bereich [Komponenten](/components). Kapitel, Abschnitte und Komponenten lassen sich umsortieren, bearbeiten, duplizieren und löschen. ### Anzeigelabel im Menü [#anzeigelabel-im-menu] Bei **Multi-Kapiteln** und **Multi-Abschnitten** entstehen im Dokument mehrere gleichnamige Einträge im Menü. Damit sie unterscheidbar bleiben, kannst du in den Einstellungen des Kapitels bzw. Abschnitts ein **Anzeigelabel** hinterlegen: Du wählst eine Komponente aus, deren Wert im Menü als Untertitel unter dem jeweiligen Unterkapitel bzw. Abschnitt erscheint - zum Beispiel eine Anlagennummer oder Raumbezeichnung. Optional lässt sich zusätzlich ein **Zweites Anzeigelabel** mit dem Wert einer weiteren Komponente ergänzen. Es steht zur Verfügung, sobald das erste Anzeigelabel gesetzt ist, und muss sich von diesem unterscheiden; andernfalls wird es automatisch zurückgesetzt und ein Hinweis erscheint. Stehen im Template noch keine Komponenten zur Auswahl, weist ein Hinweis darauf hin, dass zuerst Abschnitte mit Komponenten angelegt werden müssen. Mit **Weiter** gelangst du zum letzten Schritt. ## Schritt 3 – Einstellungen [#schritt-3-einstellungen] Der letzte Schritt fasst alle Einstellungen des Templates zusammen. Hier werden die Schlüssel vergeben sowie der PDF-Report und die weiteren Optionen konfiguriert. ### Schlüssel (Key-Values) [#schlussel-key-values] Jeder Kategorie sind bis zu **drei Schlüssel** zugeordnet, mit denen Dokumente eindeutig identifiziert und in Listen dargestellt werden. In diesem Schritt ordnest du jeden Schlüssel einer Komponente (einer Koordinate) im Template zu – also dem Feld, dessen Wert als Schlüssel verwendet wird. | Option | Beschreibung | |---|---| | **Schlüssel 1–3** | Zuordnung des Schlüssels zu einer Komponente im Template. Schlüssel 1 ist erforderlich; Schlüssel 2 und 3 stehen je nach Kategorie zur Verfügung. Die Schlüssel müssen unterschiedliche Komponenten verwenden. | | **In Toolbar anzeigen** | Legt je Schlüssel fest, ob sein Wert in der Kopfzeile des geöffneten Dokuments angezeigt wird. | :::warning[Schlüsselzuordnung ist Pflicht] Erst wenn alle erforderlichen Schlüssel zugeordnet sind, kann das Template gespeichert und verwendet werden. ::: ### Sprachen Über das Feld **Sprachen** legst du fest, in welchen Sprachen das Template übersetzt werden kann. ### Optionen | Schalter | Wirkung | |---|---| | **Sichtbarkeit deaktiviert** | Steuert, ob das Template für nicht Administratoren auf der Startseite angezeigt wird. | | **Dokument Duplizieren Aktiv** | Erlaubt es dem Anwender, ein Dokument zu duplizieren. Ist die Option aktiv, erscheint zusätzlich die Schaltfläche **Werteübernahme beim Duplizieren** (siehe unten). | | **Revisionen Aktiv** | Aktiviert die Revisionierung von Dokumenten. Ist ein Dokument einmal abgeschlossen kann es nicht mehr verändert werden. Es muss dann eine Revision erstellt werden. Ist sie aktiv, kann ein **Initialer Revisions-Kommentar** hinterlegt werden. | #### Werteübernahme beim Duplizieren [#werteubernahme-beim-duplizieren] Ist das Duplizieren aktiviert, kannst du über **Werteübernahme beim Duplizieren** festlegen, welche Feldwerte beim Duplizieren eines Dokuments übernommen und welche geleert werden. Über Filter und die Schaltflächen *Alle auswählen / abwählen* sowie *Alle Schlüssel auswählen / abwählen* lässt sich die Auswahl schnell anpassen. ### PDF-Report Mit dem Schalter **PDF Report Aktiv** aktivierst du den PDF-Export für dieses Template. Erst dann werden die folgenden Einstellungen sichtbar: #### Bildauflösung im PDF [#bildauflosung-im-pdf] Bilder werden vor der DOCX-/PDF-Erzeugung auf die gewählte Auflösung heruntergerechnet. Das reduziert die Dateigröße deutlich und beugt Speicherproblemen bei der Erzeugung vor. | Auswahl | Verwendung | |---|---| | **Original (kein Downscaling)** | Behält die volle Bildauflösung bei. | | **96 ppi - Bildschirm/E-Mail** | Niedrige Auflösung, kleinste Dateien. | | **150 ppi - Ausgewogen** | Guter Kompromiss zwischen Qualität und Größe. | | **220 ppi - Druck (Standard)** | Voreinstellung, gut für gedruckte Berichte. | | **300 ppi - Hohe Qualität** | Höchste Auflösung, größere Dateien. | #### Dateiname konfigurieren Über **Dateiname konfigurieren** legst du fest, wie der Dateiname des erzeugten PDFs automatisch zusammengesetzt wird. Der Name kann aus mehreren Bausteinen bestehen: - **Feldwerte** aus dem Dokument (z. B. Kundennummer, Standort, Datum) - **Trennzeichen** zwischen den Bausteinen (z. B. Bindestrich oder Unterstrich) - **Freitext** als feste Bestandteile - die **Revisionsnummer** (sofern Versionierung aktiv ist) Eine Vorschau zeigt den daraus entstehenden Dateinamen an. Ist der PDF-Report aktiv, muss mindestens ein Baustein konfiguriert sein. #### DOCX-Vorlagen hinterlegen Für den PDF-Export werden eine oder mehrere **Word-Vorlagen (DOCX)** hinterlegt. Diese werden beim Erzeugen des Reports mit den Dokumentdaten befüllt. Lade die Dateien per Drag-and-drop oder über die Auswahl hoch. Wie eine solche Word-Vorlage aufgebaut wird, beschreibt der Bereich [DOCX](/docx). Je hochgeladener Vorlage stehen folgende Funktionen zur Verfügung: | Funktion | Wirkung | |---|---| | **Info** | Zeigt Details zur Vorlage (Upload-Datum, Standard-Status, Pfad). | | **Als Standard markieren** | Legt fest, welche Vorlage für den PDF-Export verwendet wird (Stern-Symbol). | | **Herunterladen** | Lädt die DOCX-Datei wieder herunter. | | **Archivieren** | Verschiebt die Vorlage ins Archiv; sie bleibt erhalten, wird aber nicht mehr verwendet. | | **Löschen** | Entfernt die Vorlage. | Ist der PDF-Report aktiv, muss mindestens eine DOCX-Vorlage hinterlegt sein. ## Speichern und Freigeben Mit **Template Speichern** wird das Template gespeichert. Vor dem Speichern prüft flexiDok, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind – insbesondere die Schlüsselzuordnung sowie, bei aktivem PDF-Report, der Dateiname und mindestens eine DOCX-Vorlage. Über **Freigeben** wird das Template veröffentlicht und steht den Anwendern der Kategorie zur Verfügung. Bei bereits freigegebenen Templates wird beim Speichern nach einer neuen Versionsnummer und einem **Versions-Kommentar** gefragt.