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title: Offline-Modus
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flexiDok ist als webbasierte App so aufgebaut, dass du auch ohne durchgehende Internetverbindung weiterarbeiten kannst. Dokumente und ihre Inhalte werden dazu lokal in deinem Browser gespeichert. Diese Seite erklärt, was im Offline-Betrieb gespeichert wird, was du offline tun kannst und worauf du achten solltest.

## Wie Dokumente lokal gespeichert werden

Damit Dokumente auch ohne Verbindung verfügbar sind, legt flexiDok sie im Speicher deines Browsers ab:

- **Dokumentdaten** (Struktur, Felder, eingegebene Werte) werden im lokalen Browser-Speicher (IndexedDB) abgelegt.
- **Bilder und PDF-Dateien** werden – sofern dein Browser es unterstützt – als Dateien im *Origin Private File System* (OPFS) gespeichert. Das ist ein privater, nur für flexiDok zugänglicher Dateibereich des Browsers. In älteren Browsern werden die Bilddaten stattdessen direkt in der Datenbank des Browsers gehalten.

Dieser lokale Speicher gehört allein zu flexiDok und ist für andere Webseiten nicht sichtbar. Er ist außerdem **pro Browser und pro Gerät** getrennt: Was du auf einem Gerät offline gespeichert hast, steht auf einem anderen Gerät erst nach der Synchronisierung mit der Cloud zur Verfügung.

:::info[Bilder werden beim Speichern verkleinert]
Erfasste Fotos werden vor dem Speichern auf eine sinnvolle Maximalgröße herunterskaliert (Standard etwa A4 bei 300 ppi). Zusätzlich wird für die Listenansicht ein kleines Vorschaubild erzeugt. Das Vollbild wird erst beim Öffnen nachgeladen. So bleibt der lokale Speicherbedarf gering, auch bei umfangreichen Bildersammlungen.
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## Was du offline tun kannst

Ohne Internetverbindung stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung:

- **Neue Dokumente aus einer Vorlage anlegen**
- Bereits geöffnete bzw. lokal vorhandene Dokumente **öffnen und ansehen**
- Dokumente **bearbeiten** – eingegebene Werte und Änderungen werden lokal gespeichert
- **Bilder und PDF-Dateien hinzufügen** – sie werden zunächst lokal abgelegt

Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden deine Änderungen und Inhalte mit der Cloud synchronisiert.

### Was offline nicht möglich ist [#was-offline-nicht-moglich-ist]

- **Inhalte in die Cloud hochladen** – der eigentliche Upload von Bildern und PDF-Dateien benötigt eine Verbindung.
- **Dokumente abrufen, die noch nie auf diesem Gerät geöffnet wurden** – sie liegen nur in der Cloud.
- **Neue Revisionen erstellen** – siehe [Revisionen](/allgemein/revision#offline-verhalten).

## Dokumente offline verfügbar machen [#dokumente-offline-verfugbar-machen]

Im Normalfall liegt lokal nur das vor, was du zuletzt geöffnet oder bearbeitet hast – und bereits gesicherte Bilder und PDF-Dateien werden nach einigen Tagen automatisch aus dem lokalen Speicher entfernt (siehe [Automatische Bereinigung](#automatische-bereinigung-des-lokalen-speichers)). Wenn du einen Einsatz ohne Netz planst, kannst du einzelne Dokumente gezielt **offline verfügbar machen** (anheften).

### Ein Dokument anheften

In der Dokumentenverwaltung rufst du im **⋯-Menü** des Dokuments **Offline verfügbar machen** auf. flexiDok lädt daraufhin das Dokument samt aller zugehörigen Bilder und PDF-Dateien herunter und prüft anschließend, ob alles vollständig auf dem Gerät liegt. Der Fortschritt wird angezeigt (*Dokument wird geladen … / Medien werden geprüft …*).

Ein angeheftetes Dokument ist von der automatischen Bereinigung **ausgenommen**: Struktur, eingegebene Werte, Beschriftungen und Medien bleiben auf dem Gerät, bis du die Offline-Verfügbarkeit wieder entfernst. Beim Speichern des Dokuments wird der angeheftete Stand automatisch aktualisiert.

:::info[Anheften benötigt eine Verbindung]
Zum Offline-Verfügbarmachen müssen die Inhalte erst aus der Cloud geladen werden. Ohne Internetverbindung ist die Aktion deaktiviert.
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### Offline-Status in der Liste

In der Dokumentenverwaltung zeigt ein Symbol den Offline-Status jedes Dokuments:

| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Lesezeichen | Dokument ist angeheftet und vollständig auf diesem Gerät gesichert |
| Warnsymbol | Dokument ist angeheftet, konnte aber nicht vollständig gesichert werden – bitte erneut offline verfügbar machen |

Über die Schaltfläche **Offline** blendest du die Liste auf die angehefteten Dokumente ein. Ein Chip zeigt zusätzlich, wie viele Dokumente aktuell angeheftet sind.

### Höchstzahl und Entfernen [#hochstzahl-und-entfernen]

Je Gruppe kann eine **maximale Anzahl offline verfügbarer Dokumente** festgelegt sein. Ist sie erreicht, erscheint beim Anheften ein Hinweis; du musst dann zuerst die Offline-Verfügbarkeit eines anderen Dokuments entfernen. Ist keine Höchstzahl hinterlegt, ist die Anzahl unbegrenzt.

Über **Offline-Verfügbarkeit entfernen** im ⋯-Menü hebst du das Anheften wieder auf. Die Inhalte werden dabei nicht sofort gelöscht – sie unterliegen anschließend wieder der normalen automatischen Bereinigung.

:::note[Anheften gilt pro Gerät]
Die Offline-Verfügbarkeit bezieht sich immer auf die Inhalte **auf diesem Gerät**. Ein Dokument, das du am Notebook angeheftet hast, ist auf dem Tablet nicht automatisch offline verfügbar.
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## Synchronisierung mit der Cloud

flexiDok unterscheidet zwischen Inhalten, die bereits **in der Cloud gesichert** sind, und Inhalten, die **nur lokal** auf deinem Gerät vorliegen.

- Inhalte, die noch nicht hochgeladen wurden, gelten als **nicht synchronisiert** und sind nur auf diesem Gerät vorhanden.
- Sobald sie hochgeladen sind, gelten sie als **synchronisiert** und können jederzeit aus der Cloud nachgeladen werden.

### Hinweis auf nicht synchronisierte Inhalte

flexiDok weist dich aktiv darauf hin, wenn lokale Inhalte noch nicht in der Cloud gesichert sind:

- In der Kopfzeile erscheint ein Hinweissymbol mit der Anzahl der betroffenen Dokumente.
- In der Dokumentenliste werden betroffene Dokumente markiert.
- Über das Symbol öffnest du eine Übersicht aller Dokumente mit nicht synchronisierten Inhalten. Dort kannst du einzelne Dokumente oder alle auf einmal hochladen; ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand an.

:::warning[Inhalte rechtzeitig sichern]
Nicht synchronisierte Inhalte existieren ausschließlich auf deinem Gerät. Lade sie bei der nächsten Gelegenheit hoch, damit nichts verloren geht – insbesondere bevor du Browserdaten löschst oder das Gerät wechselst.
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### Stammdaten herunterladen

Auswahllisten und Nachschlagewerte (Stammdaten) werden aus der Cloud geladen. Damit sie auch ohne Verbindung zur Verfügung stehen, lädst du sie in den **Einstellungen** unter **Stammdaten herunterladen** auf das Gerät:

- **Herunterladen** – lädt alle Datenbanken auf einmal herunter. Der Vorgang kann einige Minuten dauern; ein Fortschritt zeigt den Stand an und lässt sich über **Download abbrechen** stoppen.
- **Einzelne Datenbanken gezielt herunterladen** – jede Datenbank kann über das Symbol in der Liste einzeln aktualisiert werden. Das ist deutlich schneller, wenn sich nur eine Liste geändert hat.

Unter der Schaltfläche wird angezeigt, wann zuletzt heruntergeladen wurde.

:::warning[Stammdaten sind kein Backup]
Beim Herunterladen der Stammdaten werden **keine** Dokumente, Bilder oder PDF-Dateien gesichert. Diese werden beim Speichern des jeweiligen Dokuments hochgeladen bzw. über das Anheften offline verfügbar gemacht.
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## Speicheranzeige im Header

In der Kopfzeile zeigt ein Symbol den Füllstand des lokalen Browser-Speichers an. Per Klick öffnet sich eine Detailanzeige mit der aktuellen Auslastung. Die Farbe signalisiert den Status:

| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Ausreichend Speicher frei (unter 60 %) |
| Orange | Speicher wird knapp (60–80 %) |
| Rot | Speicher fast voll (ab 80 %) |

Die Anzeige wird beim Start der App und nach jedem Speichern aktualisiert.

### Upload-Sperre bei vollem Speicher

Ist der lokale Speicher nahezu ausgeschöpft (ab etwa 82 % Auslastung), sperrt flexiDok das Hinzufügen weiterer Bilder und PDF-Dateien sowie das Duplizieren von Dokumenten. Eine Meldung weist dich darauf hin. Diese Sperre schützt vor Abstürzen und Datenverlust. Sobald du nicht synchronisierte Inhalte hochgeladen hast und der lokale Speicher wieder aufgeräumt wurde, steht wieder Platz zur Verfügung.

## Automatische Bereinigung des lokalen Speichers

Damit der Browser-Speicher nicht unnötig anwächst, räumt flexiDok regelmäßig (höchstens einmal täglich und nur bei bestehender Verbindung) automatisch auf:

- **Bereits in der Cloud gesicherte Bilder und PDF-Dateien** werden lokal nach einigen Tagen entfernt. Sie gehen dabei nicht verloren – beim nächsten Öffnen des Dokuments werden sie bei Bedarf wieder aus der Cloud geladen.
- **Nicht synchronisierte Inhalte** werden **nie** automatisch gelöscht, solange sie nur lokal vorliegen – so kann nichts verloren gehen.
- **Lokale Sicherungskopien** von Dokumenten werden nach etwa 30 Tagen entfernt.

## Speicheroptimierung beim App-Start

Bei einer Umstellung des Speicherformats kann es vorkommen, dass flexiDok beim Start kurz einen Hinweis **„Speicher wird optimiert"** anzeigt und die Bedienung währenddessen blockiert. Ein Fortschritt („Dokument X von Y") zeigt den Stand an. Dieser Vorgang läuft einmalig und schützt deine lokal gespeicherten Daten. Anschließend startet die App normal. Werden dabei nur lokal vorhandene Inhalte gefunden, fordert dich flexiDok auf, die betreffenden Dokumente zu öffnen und zu speichern, damit sie gesichert werden.

## Browserdaten löschen [#browserdaten-loschen]

Wenn du die Browserdaten (Cache, Websitedaten) löschst, entfernst du auch den lokalen Speicher von flexiDok. Das hat folgende Auswirkungen:

- **Nicht synchronisierte Inhalte gehen verloren.** Bilder und PDF-Dateien, die noch nicht in die Cloud hochgeladen wurden, müssen neu hinzugefügt werden.
- **Bereits synchronisierte Inhalte bleiben erhalten** und werden beim nächsten Öffnen aus der Cloud nachgeladen.
- **Lokale Sicherungskopien** werden gelöscht; eine Wiederherstellung über dieses Gerät ist danach nicht mehr möglich.

:::danger[Vor dem Löschen synchronisieren]
Stelle sicher, dass keine Dokumente mehr als „nicht synchronisiert" markiert sind, bevor du Browserdaten löschst oder das Gerät zurücksetzt.
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## Manueller Offline-Modus

Über die Detailanzeige in der Kopfzeile lässt sich der Offline-Modus auch **manuell** einschalten. Dann arbeitet flexiDok bewusst ohne Verbindung zur Cloud, auch wenn eine Internetverbindung besteht.

Das ist vor allem bei **schlechter oder instabiler Internetverbindung** hilfreich: Statt dass die Verbindung ständig ab- und wieder aufgebaut wird und es dadurch zu unvollständigen Teil-Synchronisierungen kommt, bleibst du dauerhaft und kontrolliert offline. So arbeitest du stabil weiter und synchronisierst erst dann, wenn wieder eine zuverlässige Verbindung besteht.

Solange der manuelle Offline-Modus aktiv ist, gelten dieselben Einschränkungen wie bei fehlender Verbindung.

Beim **Abmelden** wird der manuelle Offline-Modus automatisch beendet. flexiDok prüft dazu zunächst, ob die Cloud erreichbar ist:

- **Verbindung vorhanden** – Ein Dialog bietet an, vor dem Abmelden alle Dokumente mit der Cloud zu synchronisieren.
- **Keine Verbindung** – Es erscheint die Warnung *„Offline abmelden?"*: Ohne Netzwerkverbindung ist keine erneute Anmeldung möglich. flexiDok lässt sich erst wieder nutzen, wenn das Gerät online ist.

Dieselbe Warnung erscheint auch, wenn du dich ohne manuellen Offline-Modus bei fehlender Verbindung abmeldest.

:::warning[Offline nicht abmelden]
Melde dich ohne Internetverbindung nur ab, wenn es unbedingt nötig ist - bis wieder eine Verbindung besteht, kannst du dich nicht erneut anmelden und nicht weiterarbeiten.
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